プライバシーポリシー

株式会社ひなたの杜（以下「当社」といいます。）は、当社が運営するエルダーヴィレッジ事業において取得する個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関連法令・ガイドラインを遵守するとともに、以下のとおりプライバシーポリシーを定め、適切な管理と保護に努めます。

1. イントロダクションおよび事業者情報

本プライバシーポリシーは、株式会社ひなたの杜が、入居相談、見学予約、資料請求、各種お問い合わせ、契約手続、施設運営、生活支援、介護・医療連携、採用活動、その他当社サービスの提供に関連して取得する個人情報の取扱いについて定めるものです。

• 事業者名：株式会社ひなたの杜
• 所在地：〒150-0044 東京都渋谷区円山町28-4 ひなたの杜 エルダーヴィレッジ
• メールアドレス：[email protected]
• 電話番号：+81 3 3461 7829

2. 取得する情報および取扱い方法

当社は、適法かつ公正な手段により、以下のような個人情報を取得し、利用目的の達成に必要な範囲で取扱います。

• 氏名、ふりがな、性別、生年月日、年齢
• 住所、電話番号、メールアドレス、緊急連絡先
• 入居希望者・入居者・ご家族・後見人・身元引受人に関する情報
• 健康状態、要介護度、既往歴、服薬情報、通院先、アレルギー情報等の要配慮個人情報
• 契約情報、請求情報、支払情報、口座情報
• 施設利用状況、相談履歴、苦情・要望、面談記録、見学履歴
• 採用応募者の履歴書・職務経歴書、資格情報、面接記録
• 当社ウェブサイトの閲覧情報、Cookie、IPアドレス、端末情報、アクセスログ

要配慮個人情報を取得する場合は、法令に従い必要な範囲で、適切な方法により取得します。

3. 利用目的

当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。

• 入居相談、見学予約、資料送付、お問い合わせ対応のため
• 入居審査、契約締結、契約管理、請求・精算、各種手続のため
• 生活支援、安否確認、緊急時対応、家族連絡、医療・介護機関との連携のため
• サービス提供内容の検討、品質向上、アフターケア、苦情対応のため
• 法令上の義務の履行、行政機関・監督官庁への対応のため
• 採用選考、応募者管理、連絡、入社手続のため
• 当社ウェブサイトおよびサービスの改善、セキュリティ確保、不正利用防止のため
• 当社サービス、イベント、各種案内の提供・通知のため
• 上記に付随する業務のため

4. 取扱いの法的根拠

当社は、日本の個人情報保護法その他の適用法令に基づき、個人情報を適法に取り扱います。特に要配慮個人情報については、法令上認められる場合またはご本人の同意を得た場合に限り取得・利用します。

また、以下の場面では、法令に基づく場合、契約の履行、施設運営上の必要性、又はご本人の同意に基づき、個人情報を取り扱います。

• 入居契約・利用契約の締結および履行
• 緊急時の生命・身体・財産の保護
• 介護・医療・生活支援に必要な連絡および記録管理
• 法定保存義務への対応
• 採用選考および労務管理

5. 個人データの共同利用・第三者提供

当社は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
• 国の機関又は地方公共団体等への協力が必要な場合
• 業務委託先に対し、利用目的達成に必要な範囲で提供する場合
• ご本人の同意がある場合

当社は、施設運営上必要な範囲で、医療機関、介護事業者、ケアマネジャー、行政機関、緊急連絡先、身元引受人等と情報連携を行うことがあります。この場合も、法令に従い、必要最小限の情報のみを共有します。

業務委託先に対して個人データを取り扱わせる場合、当社は委託先を適切に選定し、契約締結、監督、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

6. 外国にある第三者への提供

当社は、原則として、日本国外にある第三者へ個人データを提供しません。

ただし、クラウドサービス、メール配信、システム保守等の利用に伴い、外国にある事業者が個人データを取り扱う場合があります。その際は、個人情報保護法その他適用法令に従い、必要な情報提供、同意取得、又は適法な移転措置を講じます。

7. 保存期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令上必要な保存期間を基準として保管します。保存期間経過後、又は利用目的達成後は、遅滞なく消去又は匿名化等の措置を講じます。

• 契約・取引記録：法令および会計・税務上必要な期間
• 相談・問い合わせ記録：対応完了後、必要な期間
• 医療・介護連携に関する記録：関連法令および運用上必要な期間
• 採用応募書類：選考終了後、必要な期間
• アクセスログ等：セキュリティ管理上必要な期間

8. ご本人の権利

ご本人は、個人情報保護法その他適用法令に基づき、当社に対して以下の請求を行うことができます。

• 利用目的の通知
• 保有個人データの開示
• 内容の訂正、追加又は削除
• 利用停止、消去
• 第三者提供の停止
• データポータビリティに関する情報の提供請求（法令上認められる範囲に限る）
• 法令に基づく異議申立て

上記請求に際しては、ご本人確認のため、当社所定の方法で本人確認資料の提示をお願いする場合があります。また、法令に基づき、請求に応じられない場合があります。

9. 同意の撤回

ご本人は、同意に基づいて当社が個人情報を取り扱っている場合、いつでもその同意を撤回することができます。ただし、撤回前に適法に行われた取扱いの有効性には影響しません。また、同意の撤回により、一部のサービス提供ができなくなることがあります。

10. 苦情・相談の申出先

当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等のご請求は、下記窓口までご連絡ください。

• メール：[email protected]
• 電話：+81 3 3461 7829
• 所在地：〒150-0044 東京都渋谷区円山町28-4 ひなたの杜 エルダーヴィレッジ

なお、個人情報保護法に基づく認定個人情報保護団体や、個人情報保護委員会等の公的機関へご相談いただくことも可能です。

11. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、組織的、人的、物理的、技術的安全管理措置を講じます。

• アクセス権限管理、ID・パスワード管理
• 個人情報を含む書類・端末の施錠管理
• 通信の暗号化、ウイルス対策、ログ管理
• 従業者への個人情報保護教育・監督
• 委託先に対する契約管理・監督
• 事故発生時の迅速な対応と再発防止策

また、要配慮個人情報、健康情報、緊急連絡情報等の重要情報については、より厳格な管理を実施します。

12. お問い合わせ窓口

本プライバシーポリシーまたは個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、サービス内容の変更、運用体制の見直し等に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合には、当社ウェブサイトへの掲載その他適切な方法により周知します。

変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じるものとします。

以上